数十枚のPDFから数値を自動集計し、半日かかっていた作業を約1時間に短縮したAI導入事例。

毎日、Excelのセルと睨めっこしながら膨大な数の数値を手打ちする。「これ、もっと楽にならないかな…」とため息をついた経験はありませんか？

製造業の現場では、製品に高い技術力が注がれる一方で、バックオフィスの集計や転記には、まだまだアナログな手作業が残りがちです。

今回は、静岡県富士市で型の製作を手がける製造業A社さまのAI導入事例をご紹介します。 ご相談いただいたのは、「少なくとも20枚、多いときは60枚ほどある加工指示書PDFの数値を、関数を組んだExcelへ手入力している」という作業の改善でした。なんと、この作業だけで毎回半日ほどかかっていたそうです。

Whiskerでは、PDFを選択して取り込むだけで全工程の所要時間を自動計算する仕組みをご提案し、約1か月で開発・導入を行いました。結果として、半日かかっていた作業が約1時間にまで短縮されています。 この記事では、「どのように業務を自動化したのか」「複数人で使うにあたって工夫した点」などを、現場目線でお伝えします。日々の入力作業に時間を奪われている方の参考になれば幸いです。

お客さまについて

製造業A社さまは、静岡県富士市を拠点に金型を含めた型の設計製作を行っている企業です。

部品を加工する際、現場では工程ごとの内容や設定値を記載した「加工指示書」を使います。この指示書は1つの部品に対して1枚ではなく、工程の数だけ発行されるため、少し複雑な部品になるとあっという間に数十枚単位に膨れ上がります。 今回は特定の担当者だけでなく、加工指示書を作成する方を含むほぼ全従業員が日常的に触れるツールとしてご相談いただきました。

課題：半日消える手作業と、目視チェックの限界

ご相談のきっかけは、「加工指示書をまとめる作業に毎回半日ほどかかってしまう」という切実なお悩みでした。 当時の作業は、数十枚の加工指示書PDFを一つずつ開き、内容を目視で確認して、必要な数値を漏れなくExcelに手入力していくという流れです。

枚数が多いほど確認と入力の回数が増え、当然ながら時間も気力も消耗します。さらに怖いのが「エラーの見逃し」です。機械的なエラーにつながる設定値が指示書に含まれていた場合、人の目で数十枚をチェックする方法では、どうしても見落としのリスクがありました。

お客さまが実現したかったゴールは明確で、以下の2点です。
・加工指示書をまとめる作業時間を短縮すること
・機械的なエラーにつながる設定値の見逃しを防ぐこと

Excelの関数を使った運用そのものは、計算を確実に行うための工夫としてしっかり機能していました。つまり真のボトルネックは、その手前にある「PDFから数値を読み取って転記する」という泥臭い部分だったのです。

※実際の加工指示書

課題解決へのアプローチ：現場が迷わず使える仕組みづくり

最初に確認・整理したこと

自動化の相談では「あれもこれも自動化したい」と夢が広がりがちですが、機能が増えるほど現場は混乱します。

そこで、まずは「何ができれば作業が終わるのか」という必要最低限の機能と、「画面上に必ず表示させる必要がある値」の2つをシビアに整理しました。絶対に外せない軸を決めることが、使いやすいツールづくりの第一歩です。

提案した方向性

ご提案したのは、複数のPDFをまとめて選択して取り込むだけで、全工程の所要時間を自動計算してくれる仕組みです。

さらに、機械的なエラーにつながる設定値が含まれている場合は、画面上で「赤字」で目立つようにしました。人が数値を目で追って探すのではなく、システム側から「ここ注意してください！」と教えてくれる状態を作ったわけです。

その方法を選んだ理由

今回、特にこだわった条件が2つあります。

1つ目は「複数人で使っても作業内容が消えないこと」。ほぼ全従業員が使うため、「せっかく入力したのに、別の人が上書きしてデータが消えた」というトラブルは絶対に防がなければなりません。誰が何を作業しているか、パッと見て共有できるように設計しました。

2つ目は「ランニングコストを抑えること」。導入後に毎月高額なサーバー代がかかるようでは、せっかくの効率化も負担になってしまいます。そのため、別途サーバーを借りずに運用できる軽量な形を必須条件にしました。

実際に行ったこと

開発には、Anthropic社のAI「Claude」を活用した開発ツール「Claude Code」を使用し、専用のアプリを開発し納品させていただきました。 AIにコードの作成や修正を任せながら進めることで、必要な機能に絞った専用ツールを約1か月という短期間で形にすることができました。結果、必須な機能を備えつつも20万円代に費用を抑えることができました。

実際に行ったこと

開発・導入したのは、次の機能を備えた仕組みです。

開発に使用した「Claude Code」は、Anthropic社のAI「Claude」を使い、コードの作成や修正を任せられる開発ツールです。指示にもとづいてファイルを読み書きしながら開発を進められるため、必要な機能に絞った業務ツールを短い期間で形にしやすくなります。

※実際に構築したオリジナルアプリ

特に工夫したポイント

保存操作によって作業内容を最大10件まで保持し、各作業者が「今何を進めているか」を他の人も確認できるようにしました。「自分の作業データが消えない安心感」と「周りの進行状況が見える透明性」を、サーバーを借りない範囲でどう両立するか、知恵を絞ったポイントです。

お客さまの反応：半日の作業が、わずか1時間に

導入後、お客さまからは「圧倒的に時短になって、とても嬉しい」とのお言葉をいただきました。 具体的には、次のような変化が起きています。

60枚という膨大な指示書でも約1時間で終わるため、これまで転記と確認に費やしていたエネルギーを、別のより生産的な業務へ回せるようになりました。 今後は、同じような課題を抱える他の企業さまに対しても、少しの調整を加えることでこの仕組みを横展開できると考えています。

担当の一言：毎日使うからこそ「UI/UX」にこだわる

今回のプロジェクトで一番大切にしたのは、「お客さまがストレスなく使えること」です。 ただ計算ができるだけのツールなら、もっと簡素に作ることもできます。しかし、ほぼ全員が日常的に触れるツールにおいて、「文字が見づらい」「ボタンが押しにくい」といった小さな不便は、やがて使われなくなる原因になります。 だからこそ、画面の見た目と使い心地（UI/UX）には徹底的に時間をかけました。 大がかりなシステムを導入しなくても、「この転記作業だけなんとかしたい」と一点に絞れば、10〜20万円前後の費用感で実装まで対応できることは少なくありません。

「どの業務から自動化すればよいか分からない」段階でもご相談いただけます

「毎回同じ手入力をしていて時間がもったいない」 「AIで何かできそうだけど、自社に合う方法が分からない」 そんな段階でも大歓迎です。まずは今の業務で困っている場面を、そのままお聞かせください。AIに任せるべきところ、人がやるべきところを、費用対効果を踏まえて一緒に整理するお手伝いをさせてください。